Una vez decidido de forma conjunta cual es la mejor de las soluciones, diseñamos el servicio, en base a:

Horarios y turnos
• Funciones a desarrollar
• Distribución de funciones por turnos
• Establecimiento del perfil definitivo
• Selección de candidatos

El servicio comienza con los titulares del puesto, tutelados por una de nuestras coordinadoras.
o La coordinadora cuenta con una amplia experiencia en servicios de recepción, en numerosas diversas empresas, cuya función, a grandes rasgos es:

• Formarse en diferentes servicios.
• Iniciar servicios nuevos, apoyando al personal titular.
• Evaluación y propuestas de mejora continua en recepciones.
• Elaboración de los Manuales de Procedimiento (V).
• Organización de la formación del Personal móvil.
• Organización y planificación de las sustituciones prevista e imprevistas.
• Apoyo al personal de sustituciones en situaciones de bajas, vacaciones, etc.
• Elaboración de informes sobre la evolución del servicio.
• Reuniones con el cliente para analizar las propuestas de mejora o cambios en el servicio.

Durante los tres primeros meses del servicio las visitas de seguimiento se realizan cada 15 días; a partir de ese momento, y siempre que el servicio esté desarrollándose sin incidencias, dichas visitas pasan a tener una periodicidad mensual.
En estas visitas las Coordinadores supervisan y analizan:

• Uniformidad e imagen de la recepcionista.
• Orden, limpieza y organización del lugar de trabajo.
• Evaluación del desempeño de las tareas.
• Incidencias ocurridas desde la última visita.
• Sugerencias aportadas por las titulares del servici

Las Coordinadoras, en colaboración con los titulares del servicio y personal móvil, elaboran un documento que contiene

• Información de la Empresa Cliente.
• Descripción del perfil.
• Descripción de las características y funcionamiento de la centralita telefónica.
• Descripción del tratamiento de las llamadas.
• Descripción pormenorizada de cada una de las funciones a realizar en la recepción.
• Información sobre ubicación y acceso a la Empresa Cliente.
• Anexos con directorios telefónicos, organigramas. Etc

Este documento posibilita mantener un nivel de calidad óptimo y una prestación de servicio homogénea, independientemente de los cambios que se puedan producir en las personas que desempeñan esta tarea. Siempre se encontrará en la recepción a disposición de quien pueda necesitarlo y nunca saldrá de tu empresa.

Las funciones del “recepcionista móvil” son las siguientes.

• Formación continua en las recepciones de nuestros clientes.
• Sustituciones de incidencias previstas e imprevistas.
• Cobertura de los servicios durante nuevos procesos de selección.
• Apoyo a nuevas incorporaciones.
• Colaboran con las Coordinadoras en la elaboración de los Manuales de Procedimientos

Existe un compromiso por nuestra parte de solucionar todas las sustituciones imprevistas en un plazo máximo de 24 horas, que en toda nuestra trayectoria profesional no hemos agotado, fundamentalmente por nuestra estructura (Coordinadoras – Personal Móvil). No obstante, dese el momento en que conocemos la existencia de una incidencia de esta característica hasta que incorporamos a una persona sustituta puede transcurrir un periodo de varias horas; sabedores del valor e importancia del puesto de recepción, ofrecemos una solución alternativa que consiste en desviar la centralita a nuestras instalaciones, hasta que incorporamos a una persona que sustituye.